個人情報取扱事業者の対象が拡大されました

2015年9月に改正された個人情報保護法のうち、名刺を活用するシーンに影響する条項と言えば、第2条5項が考えられるでしょう。

第2条5項には、個人情報取扱事業者の定義が書かれてあります。
「個人情報取扱事業者とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう」

改正前の法律では、取り扱う個人情報データベース等の規模が5,000件以下であれば、事業者として対象外だったのですが、今回の改正で、5,000件以下であっても適用されることになりました。

しかも、対象者は、法人に限定されず、営利、非営利かも問われませんので、個人事業主やNPO、自治会等の非営利組織であっても「個人情報取扱事業者」となります。

個人情報データベース等という表現がわかりにくいですが、簡単に言うと、名刺を活用しようと、メールソフトのアドレス帳や携帯電話の電話帳、ソフトウェア等でリスト化された台帳などのデジタルデータだけでなく、五十音順にインデックスを付けて整理している登録カードなどを管理しているだけでも個人情報データベース等に該当し、誰でも個人情報保護法の対象になるということなのです。

個人情報保護法では、個人情報を以下のように定義しています。

「個人情報とは、生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別することができるもの」

名刺が個人情報であることは疑わないところだと思いますが、管理すべき個人データかどうかという点については、個人情報保護法では以下のように定義されています。
「個人データとは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう」

つまり、紙媒体、電子媒体を問わず、特定の個人情報を検索できるように体系的に構成したものに含まれる個人情報であれば、個人データとして認識されるということです

名刺を活用しようと整理、管理している時点で該当してしまうと考えるのが妥当ではないでしょうか。
（経済産業省、個人情報に関するパンフレット参照）

さて、名刺をマーケティング活動に利用しようとすると、すべての事業者が個人情報取扱事業者の対象になるとわかりました。その上で、注意しなければならない点は、名刺情報の安全管理といえるのではないでしょうか。

自社で名刺をマーケティング等に活用しようとした場合、社内間で情報を共有する必要がでてきます。

紙の情報のまま共有することは無茶ですから、現実的には、デジタル化して共有することになるでしょう。

デジタルで共有するとなると、クラウドで管理することが最近では前提として考えられます。

つまり、利用するクラウドツールの安全管理措置がきちんとできているかどうかがツール選びの選択肢になるのではないでしょうか。

名刺をクラウドで管理する際のメリットと注意点について説明いたします。
ちなみに、ここでいうツールとは、個人で所有されているアプリではなく、あくまでも社員間で共有し、マーケティングに活用できる法人向けのツールという意味です。

名刺をクラウド管理ツールで管理する際のメリット

名刺をクラウド上で管理する際のメリットは、いつでもどこでも確認でき、情報を社員間で共有できるという点にあります。

クラウドで管理すれば、いつでもお手持ちのスマートフォンでお客様情報を確認し、その場で電話やメールをすることができます。
また、簡単な接客情報を記録しておくことで、初対面でも事前にその人なりを知ることができるというメリットもあります。

また、すでにデジタル化しているため、メール配信やDM発送時の宛名ラベルへの印刷も容易になることもメリットといえるでしょう。

名刺をクラウド管理する際の注意点

個人データを管理するにあたり、注意するべき安全管理措置とは具体的にどのようなポイントなのでしょうか。
経済産業省のパンフレットでは、安全管理措置として、４つの措置が記載されています。

①の組織的安全管理措置と③の人的安全管理措置については、プライバシーマーク取得事業者が一つの判断材料になるのではないかと思います。

②の物理的安全管理措置については、クラウドツールが保管されているサーバーの管理状況です。具体的には、入退室管理や盗難等の防止、機器・装置等の破損や火災、停電等の物理的な保護です。
ある程度、名前の知れたサーバー管理会社であれば、当然行っている事項だと思います。

④の技術的安全管理措置について、具体例をあげると、サーバーへのアクセスの識別と認証、制御、権限の管理、記録を行っているかどうかとあります。
また、不正ソフトウェアに対する対策、暗号化通信を施しているかどうか。情報システムの監視を行っているかどうかが重要なポイントといえるようです。

上記4点を守っているクラウド名刺管理ツールが個人情報保護法にも対応しているツールといえるのではないでしょうか。

株式会社シスプロでは、クラウド名刺管理ツールである「名刺プラスコム」をリリースしております。
上記個人情報保護法にも対応したクラウド名刺管理ツールです。
お値段は、簡単に導入できることを目指し、コーヒー1杯分を想定して、初期費用無料、10ユーザーまでなら1,980円/月（税別）でご利用可能です。

名刺のデータ化は、弊社データ入力センターと協働し、名刺は原本からデータ起こしをいたします。
アプリで撮影して名刺情報を送る方法とそのまま原本を郵送する方法の２種類を用意しております。
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名刺をマーケティングに活用する際に注意するべき個人情報保護法と名刺の関係についてまとめました。

名刺を社内で共有し、活用するにはクラウドの管理ツールが必要です。
クラウドの名刺管理ツールを選ぶ際に個人情報保護法の観点から注意する点についても整理していますので参考にしてください。

当記事がお客様の名刺活用のお役にたてれば幸いです。